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正しい仕事の進め方

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◇ おでんの恋しい季節です・・・     第81号◇
☆モバイルオフィスの作り方 ★ 2004年11月23日
                             vol.0081
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□   正しい仕事の進め方
□□  モバイルオフィススポット

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☆ 正しい仕事の進め方
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八百屋さんはうらやましい仕事です。魚屋さんもいいですね。
仕事が毎日ちゃんと終わるからです。
仕事とはこのようにありたいものですね。

◇ 終わりの見えない仕事
 一方で3ヶ月ぐらいかかるプロジェクトを並行して3つぐらい担当するとい
 つまでたっても仕事の終わりが見えません。
 終わりの見えない仕事をずっと続けているとどうなるか・・・?
 
 ・気分が滅入ります
  こんな状態が長く続くと鬱病になってしまいます。
 ・エネルギーの配分に失敗します
  力を入れるべき時と抜くときがわからなくなります。ずっと力一杯などは
  不可能です。
 ・簡潔で適切な仕事ができなくなります
  仕事に追われ続けて、先手をとれなくなり後手に回るので良い仕事ができ
  なくなります。
  事態に対処し続けて抜本的な解決ができず、対症療法を繰り返し、顧客の
  信頼を失い、その上自分自身がいやになります。
  
 要は良い仕事ができなくなります。

◇ 仕事はどんどん終わらせること!
 仕事はどんどん終わらせることです。八百屋さんや魚屋さんを見習いましょ
 う。
 彼らは夜になると店を閉めて、売上を数え仕事をクローズします。
 明日は新しい日が(仕事)が始まるのです。
 
 ”そんなことを言っても・・・”という声が聞こえます。
 私たちは八百屋さんではないのです。そこで、仕事をバラスのです。
 
◇ どんな長い仕事も細かくバラス!
 どんなに長期間の仕事でも巨大なプロジェクトでも実は小さな仕事の集合体
 です。
 たとえば30階建てのビルを建てるという仕事があるとして、工程管理表に
  ☆ ビル一式建築
 という1項目しかないはずはありません。たくさんの仕事に分かれてそれぞ
 れが独立し、そして連携しています。
 
◇ どの程度にバラスか?
 仕事の単位はできたら30分程度のものにします。
  ・材料の発注をする
  ・打ち合わせのアポを取る
 これらの仕事は1つあたり30分ほどで片づきます。それでも1日に16個
 しかできません。
 
 次に、3時間程度の仕事を作ります。これはかなりまとまった仕事です。
  ・会議
  ・資料づくり
  ・見積もり
  ・ちょっとしたプログラム
 これらが仕事のほぼ半分を占めます。1日に2つ程度できたらよしとしまし
 ょう。
 
 最後に1日がかりの仕事です。これはメインの仕事です。
  ・たとえばシステムのプログラム
 
 えっ、システムのプログラムは1日でできるの???
 と言われる方が多いでしょう。販売管理システムの納品伝票の画面周りの制
 作程度ならちょうど1日でできます。
 
 次に入力とデータベースの登録で1日、さらにデータのチェックで1日と数
 日はかかりますが、これを3日かかる仕事として組み立てると3日間憂鬱な
 気分になります。
 
 2日間は仕事の途中で3日目に初めて終わるからです。
 
 大切なことは2日にまたがる仕事を作らないこと!できるだけ短く分割して
 小さな単位にすること!
 これが秘訣です。

◇ 仕事が終わったらリストをどんどん消していくこと
 短い単位の仕事が終わったら仕事のリストをどんどん消していきます。
 ”ザマー見ろ”、”思い知ったか”と罵声を発しながらリストを消すのも良
 いかも知れません。
 仕事はどんどん済んでいきます。
 
 仕事は楽しい!人生ハッピー!!
 
◇ ここで超重要なお話を一つ
 さて、サクサクと仕事が進みハッピーなのですが、一つだけ重要な注意があ
 ります。
 
 ☆ 全体像をよく考えておくこと
  仕事をするときは他の仕事のことは考えず、目の前の仕事に没頭します。
  目の前の仕事をしながら他の仕事の進捗を気にしてはいけません。
  しかしそのためには最初に全体像をよく検討しておくことが重要です。
 
 ☆ スケジュールも忘れずに
  全体像をよく検討することとスケジュールを立てることはどちらも同じこ
  とを意味します。
  つまり・・・・
  
 ☆ 仕事の部品×予定=全体の完成
  一生懸命目の前の仕事を持てる時間のすべてにわたってがんばって、その
  結果必要な期間に完成しなかったら大変です。
  
  この計画をよく検討して立ててしまえばもう後は全体像を見る必要はほと
  んどありません。
  たまにコーヒーでも飲みながら満足げに眺めるだけで十分です。

みなさんご存じの通り、私はアウトルックで仕事とスケジュールの管理をして
います。
新しい仕事ができたらまずは仕事を細かく部品化し、その仕事をスケジュール
にはめ込んで納期に収まることを確認したら・・・・

後はただひたすら部品化された仕事をクローズしていきます。
なにぶん長いものでも1日以内で終わるものばかりですから、その日のコンデ
ィションで5分で終わるものから始めたり、いきなり大物に手をつけたり・・

人生は楽しい!

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☆ モバイルオフィススポット
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ご存じの通り、私は自動車で移動するより汽車や電車で移動することが好きで
す。しかし、出張以外ではバスにはほとんど乗ったことがありません。

地元では大人になってからバスに乗った記憶がありません。
特に神戸という街は東西にはJRと私鉄が2本並行して走っていますので(な
んて無駄で贅沢な・・・)用途に応じてどれかでことが済みます。
南北は歩いてもたいしたことのない狭い街なのです。ところが・・・・

◇ 足の治療に丘の上の病院に通う
 オールドスキッパー(老いぼれ船長)のマナベは右足の古傷が痛むので滅多
 に行かない病院に行くことにしました。
 これが丘の上にあり、しかも駐車場がないのです。そこで初めてバスに乗っ
 てみました。
 
◇ 気がついたらオフィスの前はバスターミナル
 人間の観察力というのはこの程度のものかとおかしくなるのですが、会社の
 オフィスはJRの駅前だと言うことは以前からありがたく思っていました。
 ところが実はバスのターミナルがもっと目の前にあり、毎日大きなバスが行
 き来していたのです。
 気がつかなかった・・・・大きな自動車が行き来しているなとは思っていた
 のですが・・・・
 
 これに乗れば丘の上まで5分ほどなのに!
 
◇ 初めてバスに乗る
 さて、会社の若い子たちに乗り方をレクチャーしてもらって、100円玉を
 数枚握りしめ、まるで”初めてのお使い”の幼児さながらにおりるバス停を
 何度も反復練習し、指定のバスに乗りました。
 たった10分ほどで目的の病院に着くのです。自分で運転する手間もなく、
 駐車場の心配をしなくても病院の前に到着です。
 
◇ 帰りはもっと感動的
 さて、病院で30分ほどの治療を受け、最寄りのバス停(街の中に看板とベ
 ンチがある)で数分待っていると帰りのバスがやってきました。
 そのときにさらに感動的なことに気づきました。
 なんとどのバスもオフィスの前のバスターミナルに向かって運行しているの
 です。
 
 この界隈のバスはすべて私どもの会社行きだったのです。
 なんて便利な・・・・
 
電車と比べて不正確で遅いというイメージの強いバスでしたが、1台の自動車
に20人とか30人が乗れて、省エネルギー・低公害の優れものでした。
これからはバスをもっと利用することにしましょう。
今まで考えたことも無かったですが・・・・

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コメント

八百屋さんがいいというのはそういう意味だったんですねぇ楽しく読ませていただきました。少し関連している私のサイトです。よかったら覗いてくだい。仕事の質を高める。http://shigotonoshitsu.com/entry2.html

投稿: SR4000 | 2013年12月22日 (日) 20時35分

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